Quotation adalah salah satu dokumen penting dalam bisnis yang sering digunakan dalam proses transaksi antara penjual dan pembeli. Dokumen ini berfungsi sebagai penawaran resmi yang memuat informasi detail mengenai produk atau jasa, harga, syarat, dan ketentuan lainnya. Dalam artikel ini, kita akan membahas secara mendalam tentang quotation, mulai dari definisi, fungsi, jenis-jenisnya, contoh, hingga cara membuatnya. Yuk, simak penjelasan lengkapnya!
Apa itu Quotation?
Quotation adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh penjual kepada calon pembeli sebagai penawaran atas produk atau jasa tertentu. Dokumen ini mencantumkan detail seperti deskripsi produk atau jasa, harga, jumlah, syarat pembayaran, dan ketentuan lainnya yang terdapat pada transaksi yang akan dilakukan.
Fungsi utama dari quotation adalah memberikan informasi yang jelas dan terperinci kepada calon pembeli mengenai penawaran yang diberikan oleh penjual. Dengan demikian, calon pembeli dapat mempertimbangkan penawaran tersebut sebelum memutuskan untuk melakukan pembelian.
Perlu dicatat bahwa quotation berbeda dengan invoice. Invoice adalah dokumen yang dikeluarkan setelah terjadi kesepakatan dan transaksi, berfungsi sebagai tagihan pembayaran. Sementara itu, quotation dikeluarkan sebelum terjadi kesepakatan, berfungsi sebagai penawaran awal.
Dalam praktik bisnis, quotation sering digunakan dalam berbagai sektor, seperti perdagangan barang, jasa konsultasi, konstruksi, dan lain-lain. Dokumen ini membantu memastikan bahwa semua pihak memiliki pemahaman yang sama mengenai rincian transaksi, sehingga dapat menghindari potensi konflik atau ketidaksepakatan.
Apa Fungsi dari Quotation?
Quotation adalah dokumen yang menjadi jembatan awal antara penjual dan calon pembeli. Meskipun terlihat sederhana, fungsi quotation sangat strategis, khususnya dalam memberikan kejelasan, profesionalitas, dan kontrol terhadap proses transaksi. Berikut ini beberapa fungsi utama dari quotation yang wajib kamu ketahui:
1. Memberikan Informasi Penawaran yang Jelas
Fungsi utama dari quotation adalah menyampaikan penawaran harga secara tertulis dan detail. Dokumen ini memuat informasi seperti nama produk atau jasa, spesifikasi, jumlah, harga satuan, total biaya, dan syarat pembayaran. Dengan begitu, calon pembeli bisa memahami penawaran secara menyeluruh tanpa harus bolak-balik menanyakan rincian melalui komunikasi verbal.
Contohnya, jika kamu membuka bisnis online di bidang jasa desain grafis. Quotation bisa memuat rincian tentang paket desain, revisi yang diberikan, serta estimasi waktu pengerjaan. Jadi, klien langsung tahu apa yang akan mereka dapatkan.
2. Sebagai Alat Komunikasi Profesional
Dalam dunia bisnis, profesionalisme sangat penting. Salah satu bentuk profesionalitas itu ditunjukkan lewat dokumen resmi seperti quotation. Daripada menyampaikan harga dan detail secara informal (misalnya lewat chat), penggunaan quotation menunjukkan bahwa bisnismu serius dan dapat dipercaya. Tentu saja, hal ini akan meningkatkan reputasi bisnis atau nama perusahaan kamu di mata klien maupun mitra bisnis.
3. Dasar untuk Negosiasi
Quotation bukan hanya berfungsi sebagai pemberitahuan harga tetap, tapi juga bisa jadi dasar untuk proses negosiasi. Pihak pembeli bisa meninjau kembali penawaran yang diajukan, lalu mendiskusikan ulang syarat tertentu jika diperlukan. Dari sini, kedua belah pihak bisa mencapai kesepakatan terbaik yang saling menguntungkan.
Misalnya, sebagai agen distributor kamu mengirim quotation senilai Rp10 juta untuk proyek tertentu. Klien merasa harganya terlalu tinggi dan mengajukan penawaran balik. Nah, dari dokumen awal tersebut, negosiasi bisa berjalan lebih terarah dan transparan.
4. Meminimalkan Kesalahpahaman
Salah satu hal yang kerap jadi masalah dalam bisnis adalah miskomunikasi. Dengan adanya quotation, kamu dan klien memiliki acuan yang sama. Semua detail sudah tertulis dan disepakati sebelum transaksi berlangsung. Ini akan sangat mengurangi risiko kesalahpahaman terkait harga, jumlah, atau syarat lainnya.
5. Dokumen Legal & Bukti Transaksi Awal
Quotation juga bisa berfungsi sebagai dokumen legal yang dapat dijadikan referensi bila terjadi sengketa atau ketidaksepakatan. Meskipun bukan merupakan kontrak, quotation tetap memiliki kekuatan hukum, terutama jika telah disetujui secara tertulis oleh kedua belah pihak.
6. Membantu Perencanaan Anggaran Klien
Quotation tidak hanya bermanfaat bagi penjual, tapi juga sangat membantu calon pembeli atau klien dalam merencanakan anggaran. Dengan menerima quotation di awal, klien bisa mempertimbangkan apakah penawaran tersebut sesuai dengan budget mereka. Jika tidak, mereka bisa menyesuaikan permintaan atau mencari alternatif layanan atau produk lain.
Ini sangat berguna, terutama dalam proyek besar atau pembelian dalam jumlah banyak, di mana pengeluaran harus dihitung secara matang. Jadi, quotation adalah referensi keuangan yang membantu klien mengambil keputusan pembelian secara bijak.
7. Mempercepat Proses Pengambilan Keputusan
Salah satu tantangan dalam proses penjualan adalah lamanya waktu yang dibutuhkan calon pembeli untuk membuat keputusan. Quotation yang disusun secara profesional dan jelas akan mempercepat proses ini. Ketika semua informasi sudah disampaikan dengan transparan, mulai dari harga, syarat pembayaran, hingga estimasi waktu pengiriman, maka calon klien tidak perlu menunda-nunda lagi. Semakin cepat keputusan diambil, semakin cepat pula transaksi bisa dilakukan. Jadi secara tidak langsung, quotation membantu meningkatkan efisiensi proses bisnis kamu.
Apa Saja Jenis-Jenis Quotation dan Contohnya?
Quotation dapat dibedakan menjadi beberapa jenis berdasarkan tujuan penggunaannya. Berikut adalah beberapa jenis quotation yang umum digunakan dalam bisnis:
1. Estimate Quotation
Estimate quotation adalah dokumen yang berisi perkiraan harga untuk produk atau jasa tertentu. Dokumen ini biasanya digunakan ketika detail lengkap mengenai produk atau jasa belum tersedia, sehingga harga yang tercantum masih bersifat estimasi.
Contoh:
Sebuah perusahaan konstruksi memberikan estimate quotation kepada klien untuk pembangunan gedung, dengan catatan bahwa harga dapat berubah sesuai dengan spesifikasi akhir yang disepakati.
2. Fixed Price Quotation
Fixed price quotation adalah dokumen yang mencantumkan harga tetap untuk produk atau jasa tertentu. Harga yang tercantum dalam dokumen ini tidak dapat diubah, terlepas dari perubahan kondisi atau spesifikasi.
Contoh:
Sebuah perusahaan percetakan memberikan fixed price quotation untuk pencetakan 1.000 brosur dengan harga Rp5.000.000, termasuk desain dan pengiriman.
3. Request for Quotation (RFQ)
RFQ adalah permintaan resmi dari calon pembeli kepada penjual untuk memberikan penawaran harga atas produk atau jasa tertentu. Dokumen ini biasanya digunakan dalam proses pengadaan barang atau jasa oleh suatu nama perusahaan atau institusi.
Contoh:
Sebuah perusahaan manufaktur mengirimkan RFQ kepada beberapa agen supplier untuk mendapatkan penawaran harga atas bahan baku yang dibutuhkan.
4. Sales Quotation
Sales quotation adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada calon pembeli sebagai penawaran harga atas produk atau jasa tertentu. Dokumen ini mencantumkan detail seperti deskripsi produk, harga, jumlah, dan syarat pembayaran.
Contoh:
Sebuah perusahaan penyedia nama domain memberikan sales quotation kepada klien untuk lisensi penggunaan domain selama satu tahun dengan harga Rp10.000.000.
5. Purchase Quotation
Purchase quotation adalah dokumen yang dikeluarkan oleh calon pembeli kepada penjual sebagai permintaan penawaran harga atas produk atau jasa tertentu. Dokumen ini mencantumkan detail seperti spesifikasi, jumlah, dan syarat pembayaran yang diinginkan.
Contoh:
Sebuah restoran mengirimkan purchasing quotation kepada pemasok daging untuk mengetahui harga dan syarat pembelian daging sapi dalam jumlah besar.
6. Service Quotation
Service quotation digunakan untuk penawaran jasa atau layanan, bukan produk fisik. Umumnya mencantumkan durasi layanan, scope kerja, dan harga per proyek atau per jam.
Contoh:
Sebuah agensi digital marketing mengirimkan service quotation kepada klien untuk layanan SEO selama 3 bulan dengan total biaya Rp15.000.000.
7. Bid Quotation / Tender Quotation
Bid quotation atau tender quotation digunakan saat perusahaan mengikuti lelang atau tender proyek tertentu. Dokumen ini harus disusun dengan sangat rinci dan formal karena menjadi bahan evaluasi resmi bagi panitia tender.
Contoh:
Sebuah perusahaan teknologi mengajukan bid quotation untuk proyek pengadaan sistem informasi di sebuah instansi pemerintah, lengkap dengan harga, timeline, dan portofolio.
Bagaimana Cara Membuat Quotation?
Quotation adalah dokumen penawaran harga yang sangat penting dalam dunia bisnis. Meski tampak sederhana, membuat quotation yang profesional dan informatif memerlukan ketelitian dan struktur yang jelas. Quotation yang baik akan meningkatkan kepercayaan klien dan mempercepat proses transaksi. Yuk, simak langkah-langkah membuat quotation yang bisa kamu praktekkan langsung:
1. Gunakan Template Profesional
Langkah pertama yang bisa kamu lakukan adalah menggunakan template quotation. Saat ini, kamu bisa menemukan berbagai template quotation dalam format Word, Excel, atau Google Docs secara gratis. Menggunakan template akan membantumu menyusun dokumen secara konsisten dan lebih rapi. Jika perusahaanmu memiliki strategi branding khusus (logo, warna, font), pastikan semua elemen itu tercantum di dalam quotation secara konsisten.
2. Isi Informasi Perusahaan dan Klien
Pastikan quotation memuat detail lengkap dari pihak yang membuat dan menerima penawaran. Informasi ini meliputi:
- Nama perusahaan,
- Alamat lengkap,
- Nomor telepon & email,
- Nomor quotation,
- Tanggal pembuatan,
- Nama dan kontak penerima (klien).
Bagian ini penting untuk memastikan bahwa dokumen quotation adalah resmi dan dapat ditindaklanjuti dengan mudah.
3. Tulis Deskripsi Produk atau Jasa dengan Jelas
Selanjutnya, tuliskan item produk atau jasa yang ditawarkan secara rinci. Buat tabel berisi:
- Nama produk/jasa,
- Deskripsi singkat,
- Jumlah unit,
- Harga per unit,
- Total harga.
Jika kamu menawarkan paket, cantumkan juga fitur atau layanan yang termasuk dalam paket tersebut.
4. Cantumkan Syarat dan Ketentuan
Jangan lupa untuk menyisipkan bagian “Terms & Conditions” atau syarat dan ketentuan. Bagian ini bisa mencakup:
- Masa berlaku quotation (misalnya: berlaku selama 14 hari),
- Metode pembayaran (transfer bank, e-wallet, cicilan, dll),
- Estimasi waktu pengerjaan atau pengiriman,
- Kebijakan pembatalan atau revisi.
Bagian ini bertujuan untuk mencegah kesalahpahaman antara kamu dan klien.
5. Tandatangan dan Stempel Perusahaan
Quotation akan terlihat lebih resmi jika ditandatangani oleh pihak yang berwenang, misalnya sales promotion manager atau direktur. Jika perusahaan kamu menggunakan cap atau stempel resmi, tambahkan juga di bagian bawah dokumen.
6. Simpan dan Kirim dalam Format PDF
Setelah selesai, simpan quotation dalam format PDF agar tidak mudah diubah. Kamu bisa mengirimkannya melalui email, WhatsApp Business, atau sistem manajemen pelanggan yang kamu gunakan.
7. Gunakan Software Quotation Otomatis (Opsional)
Kalau kamu ingin proses pembuatan quotation lebih cepat dan efisien, kamu bisa pakai software CRM atau tools invoicing yang memiliki fitur quotation generator otomatis. Tools seperti ini sangat cocok buat kamu yang sering mengirim penawaran ke banyak klien.
Sudah Paham Apa itu Quotation dan Contohnya?
Quotation adalah bagian penting dalam dunia bisnis yang berfungsi sebagai dokumen resmi untuk memberikan penawaran harga kepada calon klien. Dengan memahami definisi, fungsi, jenis-jenis, hingga cara membuatnya, kamu bisa menyusun quotation yang profesional, jelas, dan efektif untuk meningkatkan kepercayaan serta memperlancar proses penjualan.
Agar bisnis kamu terlihat semakin profesional di mata klien, pastikan juga kamu punya domain sendiri yang kredibel. RNA.id dapat membantu Anda mewujudkan hal tersebut. RNA.id menyediakan layanan domain Indonesia yang cepat, aman, dan terpercaya. Yuk, bangun branding bisnismu mulai dari domain yang solid bersama RNA.id!
