Apakah kamu pernah mendengar istilah petty cash dalam dunia keuangan? Kalau iya, kamu pasti tahu kalau petty cash adalah bagian penting dari pengelolaan uang di perusahaan. Sebagai dana kas kecil, petty cash digunakan untuk memenuhi kebutuhan operasional sehari-hari yang sifatnya mendesak dan tidak memerlukan proses pembayaran yang rumit.
Dalam artikel ini, kamu akan menemukan penjelasan lengkap mengenai apa itu petty cash, fungsi utamanya, karakteristiknya, hingga metode pengelolaannya. Tidak hanya itu, akan ada juga contoh konkret agar kamu semakin memahami konsep ini. Yuk, kita mulai dengan mengenal definisi dari petty cash secara mendalam!
Apa itu Petty Cash?
Source: Freepik
Petty cash adalah sejumlah dana kas kecil yang disiapkan perusahaan untuk membiayai kebutuhan operasional sehari-hari. Biasanya, jumlah petty cash tidak terlalu besar, tetapi sangat penting untuk memastikan kelancaran kegiatan operasional tanpa harus melalui prosedur administrasi yang panjang.
Contohnya, petty cash bisa digunakan untuk membeli alat tulis kantor, membayar ongkos kurir, atau menyediakan konsumsi untuk rapat mendadak. Dengan kata lain, petty cash bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat transaksi kecil yang sifatnya mendesak.
Petty cash ini biasanya dikelola oleh seorang kasir atau staf keuangan yang bertanggung jawab untuk mencatat setiap pengeluaran secara rinci. Meski terlihat sederhana, pengolahannya membutuhkan sistem yang jelas agar penggunaannya tetap terkontrol.
Fungsi Petty Cash
Source: Freepik
Petty cash memiliki berbagai fungsi penting dalam operasional perusahaan, terutama dalam mendukung kebutuhan sehari-hari yang sifatnya mendesak. Berikut adalah fungsi utama petty cash yang perlu kamu pahami:
1. Mempermudah Transaksi Kecil
Petty cash berfungsi untuk menyelesaikan transaksi kecil tanpa perlu melalui prosedur administrasi yang panjang. Contohnya adalah pembelian alat tulis, konsumsi rapat mendadak, atau penggantian barang habis pakai. Dengan adanya dana kas kecil, perusahaan dapat menghemat waktu dan tenaga, sehingga aktivitas tetap berjalan lancar.
2. Menghemat Waktu dan Sumber Daya
Dana kas kecil ini memungkinkan perusahaan untuk menghindari birokrasi yang rumit, terutama untuk pengeluaran yang tidak memerlukan persetujuan besar. Misalnya, kebutuhan konsumsi dalam stock opname dapat langsung dipenuhi tanpa perlu menunggu pengajuan dana tambahan. Hal ini membuat operasional lebih efisien.
3. Menjaga Aktivitas Operasional Tetap Lancar
Petty cash membantu memastikan kegiatan sehari-hari perusahaan tidak terganggu. Misalnya, ketika ada kebutuhan mendesak untuk membayar ongkos kurir atau membeli perlengkapan kantor, petty cash bisa langsung digunakan. Perusahaan yang memiliki banyak kebutuhan kecil seperti bisnis online sangat bergantung pada petty cash untuk membayar layanan seperti pengemasan, biaya pengiriman, atau pembelian material kecil.
4. Mengurangi Penggunaan Uang Pribadi Karyawan
Tanpa petty cash, karyawan sering kali harus menggunakan uang pribadi untuk menutupi pengeluaran operasional kecil. Petty cash memungkinkan perusahaan untuk menggantikan peran tersebut, sehingga transparansi keuangan lebih terjaga.
5. Mencatat dan Mengontrol Pengeluaran Kecil
Semua transaksi menggunakan petty cash harus dicatat secara rinci dengan bukti pengeluaran yang jelas. Fungsi ini membantu perusahaan dalam memonitor pengeluaran secara berkala, memastikan semua transaksi sesuai kebutuhan, dan menghindari kebocoran anggaran.
Misalnya, catatan ini juga penting ketika perusahaan melakukan evaluasi behaviour atau kebiasaan penggunaan dana oleh tiap divisi. Jika pengeluarannya terlalu tinggi untuk kebutuhan tertentu, perusahaan dapat mengambil langkah pengendalian yang lebih baik.
6. Melengkapi Sistem Keuangan Perusahaan
Selain aktiva utama seperti aktiva tetap, petty cash melengkapi pengelolaan dana perusahaan dengan memberikan fleksibilitas untuk pengeluaran yang bersifat kecil dan mendadak. Kombinasi antara aktiva tetap dan petty cash memungkinkan perusahaan untuk menjalankan semua aktivitas keuangan tanpa hambatan.
Karakteristik Petty Cash
Source: Freepik
Petty cash atau dana kas kecil memiliki karakteristik unik yang membedakannya dari jenis dana lain dalam sistem keuangan perusahaan. Dengan memahami karakteristik ini, kamu bisa lebih mudah mengelola petty cash secara efisien dan sesuai kebutuhan operasional. Berikut adalah beberapa karakteristik utama petty cash:
1. Jumlahnya Relatif Kecil
Salah satu karakteristik utama petty cash adalah jumlah dana yang relatif kecil dibandingkan dengan total anggaran perusahaan. Dana ini dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan operasional yang bersifat mendesak atau tidak memerlukan nominal besar. Misalnya, perusahaan dengan omzet dan profit yang besar tetap memerlukan petty cash untuk membayar pengeluaran kecil. Contohnya, ongkos parkir, konsumsi rapat, atau biaya pengiriman dokumen.
2. Digunakan untuk Pengeluaran Sehari-Hari
Petty cash biasanya digunakan untuk pengeluaran rutin yang tidak dapat ditunda, seperti pembelian alat tulis, konsumsi harian, atau pembayaran kurir. Kebutuhan ini sering kali muncul tiba-tiba, sehingga petty cash memegang peranan penting dalam menjaga kelancaran operasional harian perusahaan. Bahkan perusahaan yang baru berdiri dan belum mencatatkan nama perusahaan mereka secara resmi, seringkali mengandalkan petty cash untuk keperluan mendasar.
3. Tidak Mempengaruhi Neraca Keuangan Secara Signifikan
Karena jumlahnya yang kecil, penggunaan petty cash jarang memiliki dampak signifikan terhadap laporan keuangan. Namun, transparansi dan pencatatan yang baik tetap wajib dilakukan. Hal ini untuk memastikan pengeluaran sesuai dengan kebijakan keuangan perusahaan, sekaligus menghindari risiko kebocoran dana.
4. Pengelolaannya Bersifat Terpusat
Meskipun jumlahnya kecil, pengelolaan petty cash biasanya didelegasikan kepada satu orang atau divisi tertentu. Misalnya, seorang kasir atau staf keuangan bertanggung jawab untuk mencatat setiap pengeluaran dan memastikan saldo kas kecil tetap mencukupi.
Pengelolaan yang baik juga membantu perusahaan menghitung opportunity cost dari penggunaan dana ini, sehingga bisa mempertimbangkan apakah dana tersebut lebih baik dialokasikan ke kebutuhan lain.
5. Memiliki Kebijakan Penggunaan yang Ketat
Setiap perusahaan memiliki kebijakan berbeda dalam mengelola petty cash, tergantung pada struktur organisasi dan kebutuhan operasionalnya. Biasanya, pengeluaran melalui petty cash harus disertai dengan bukti transaksi seperti nota atau faktur, sehingga perusahaan memiliki rekam jejak yang jelas.
Hal ini berlaku tidak hanya untuk perusahaan besar, tetapi juga untuk sektor UKM. UKM sering mengandalkan petty cash untuk mengelola pengeluaran kecil seperti biaya perjalanan atau pembelian bahan baku dalam jumlah sedikit.
6. Dilakukan Replenishment Secara Berkala
Saldo petty cash akan terus diperiksa dan diisi ulang (replenishment) setelah mencapai batas minimum. Proses ini memastikan dana kas kecil selalu tersedia untuk kebutuhan mendadak, tanpa mengganggu operasional perusahaan.
Replenishment dilakukan berdasarkan laporan penggunaan, sehingga perusahaan bisa memantau pola pengeluaran dan memastikan bahwa penggunaan petty cash tetap efisien dan efektif.
Metode Petty Cash
Source: Freepik
Ada beberapa metode yang digunakan dalam pengelolaan petty cash untuk memastikan dana ini digunakan secara efisien dan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Setiap metode memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri, dan pemilihan metode yang tepat sangat bergantung pada ukuran serta kebutuhan perusahaan. Berikut adalah tiga metode utama dalam pengelolaan petty cash:
1. Metode Imprest System
Metode ini adalah yang paling umum digunakan oleh banyak perusahaan. Dalam sistem ini, perusahaan menetapkan jumlah tetap yang dimasukkan ke dalam petty cash untuk periode tertentu. Sebagai contoh, perusahaan mungkin mengalokasikan Rp1.000.000 untuk petty cash setiap bulan.
Setelah dana digunakan, kasir atau pengelola petty cash harus mengajukan laporan dan bukti pengeluaran kepada pihak yang berwenang. Jika saldo petty cash habis, maka dana tersebut akan diisi ulang hingga kembali ke jumlah awal yang telah ditentukan.
Keuntungan dari metode ini adalah mudahnya pengendalian dan pemantauan dana kas kecil karena jumlah yang tetap. Namun, metode ini membutuhkan pencatatan yang sangat teliti agar dana tidak disalahgunakan.
2. Metode Floating Fund
Metode ini memungkinkan pengelola petty cash untuk memiliki sejumlah dana tunai yang lebih besar di tangan mereka untuk digunakan sewaktu-waktu. Dalam sistem ini, tidak ada jumlah tetap yang disetorkan ke dalam petty cash, melainkan kas kecil diisi berdasarkan kebutuhan mendesak.
Setelah dana digunakan, pengelola petty cash dapat meminta penggantian atau reimbursement sesuai dengan bukti transaksi. Metode ini lebih fleksibel dan dapat digunakan di perusahaan yang memiliki pengeluaran yang lebih sering dan bervariasi. Misalnya pada ide usaha bisnis online yang seringkali memerlukan pembelian barang dalam jumlah kecil dan sering.
3. Metode Voucher System
Metode voucher system mengharuskan setiap transaksi yang dilakukan dengan petty cash dilengkapi dengan voucher atau kwitansi. Setiap pengeluaran harus dilaporkan dengan lengkap dan disertai bukti pengeluaran yang sah, kemudian diverifikasi oleh pihak yang berwenang sebelum dana diisi ulang.
Metode ini lebih memerlukan waktu dan perhatian dalam pencatatan, namun sangat membantu untuk memastikan transparansi dan akuntabilitas pengelolaan petty cash. Metode ini juga berguna untuk mengurangi risiko kebocoran dana karena setiap pengeluaran terdeteksi dengan jelas.
Contoh-Contoh Petty Cash
Source: Freepik
Petty cash digunakan untuk pengeluaran kecil yang sering terjadi dalam operasional harian perusahaan. Pengeluaran-pengeluaran ini biasanya tidak memerlukan proses administratif yang panjang dan sering kali bersifat mendesak. Berikut adalah beberapa contoh penggunaan petty cash yang umum di berbagai jenis perusahaan:
1. Pembelian Alat Tulis dan Perlengkapan Kantor
Salah satu penggunaan petty cash yang paling umum adalah untuk membeli alat tulis dan perlengkapan kantor. Misalnya, pengadaan pulpen, kertas, staples, atau folder yang dibutuhkan untuk mendukung kegiatan administrasi di kantor. Pembelian kecil semacam ini tidak perlu melalui prosedur pengajuan dana besar, sehingga petty cash sangat berguna untuk keperluan tersebut.
2. Biaya Pengiriman dan Kurir
Dalam berbagai situasi, perusahaan memerlukan layanan pengiriman atau kurir untuk mengirim dokumen atau barang kecil. Petty cash dapat digunakan untuk membayar biaya pengiriman yang mendesak. Misalnya, jika ada kebutuhan untuk mengirim dokumen penting ke klien atau rekan bisnis, biaya kurir bisa langsung dibayar dengan dana kas kecil.
3. Makan dan Minum Selama Rapat
Selama rapat atau pertemuan bisnis, perusahaan sering kali perlu menyediakan makanan ringan, kopi, atau minuman lainnya untuk peserta rapat. Pengeluaran semacam ini, meskipun kecil, dapat dengan mudah dibiayai menggunakan petty cash. Hal ini membantu memastikan rapat berjalan dengan lancar tanpa mengganggu proses administrasi.
4. Pembayaran Kecil untuk Transportasi
Dalam aktivitas harian, karyawan mungkin membutuhkan transportasi untuk urusan mendesak, seperti menghadiri pertemuan klien atau melakukan perjalanan dinas yang tidak terjadwal. Petty cash bisa digunakan untuk membayar ongkos taksi, parkir, atau transportasi umum lainnya. Hal ini sangat praktis terutama bagi perusahaan yang memiliki tim lapangan atau pengusaha di sektor UKM.
5. Perbaikan Kecil dan Pemeliharaan Kantor
Terkadang, kantor membutuhkan perbaikan kecil seperti memperbaiki kursi yang rusak, mengganti bola lampu, atau memperbaiki peralatan kantor yang tidak berfungsi. Untuk pengeluaran semacam ini, petty cash bisa digunakan sebagai solusi cepat. Ini membantu mencegah gangguan operasional perusahaan akibat kerusakan kecil yang tidak segera diperbaiki.
6. Biaya Kegiatan Karyawan dan Keperluan Acara
Perusahaan sering kali mengadakan acara internal, seperti perayaan ulang tahun perusahaan, pertemuan sosial, atau kegiatan lainnya. Biaya untuk pembelian perlengkapan acara seperti makanan, dekorasi, atau hadiah kecil untuk karyawan bisa menggunakan petty cash. Pengeluaran-pengeluaran ini, meskipun kecil, tetap memerlukan pencatatan yang rapi.
Sudah Paham Apa itu Petty Cash?
Petty cash adalah dana kas kecil yang digunakan untuk pengeluaran harian perusahaan yang bersifat mendesak dan tidak memerlukan jumlah besar. Dengan memahami fungsi, karakteristik, dan metode pengolahannya, perusahaan dapat memanfaatkan petty cash dengan lebih efisien. Pengelolaan yang baik akan membantu perusahaan tetap terorganisir, transparan, dan menghindari potensi penyalahgunaan dana.
Jika perusahaan kamu sedang mencari cara untuk mengelola keuangan dan operasional secara lebih profesional, memiliki website yang baik adalah langkah awal yang tepat. Dengan layanan domain berkualitas dari RNA.id, kamu bisa membangun website bisnis yang handal untuk mendukung pertumbuhan dan kredibilitas perusahaan.
