Saat value atau citra positif dari suatu perusahaan mulai berkembang, purchasing adalah salah satu kegiatan yang sangat krusial. Kegiatan ini berhubungan langsung dengan pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan untuk operasional perusahaan. Tanpa proses purchasing yang baik, sebuah perusahaan akan kesulitan dalam menjaga kelancaran produksi, kualitas produk, dan efisiensi biaya.
Artikel ini akan mengulas secara lengkap tentang apa itu purchasing, termasuk pengertian, tugas, proses, hingga fungsinya bagi kelangsungan bisnis. Baik kamu seorang pengusaha atau bekerja di bidang pengadaan, pemahaman yang mendalam tentang purchasing sangat penting untuk menciptakan keputusan yang lebih baik dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. Yuk, kita bahas lebih lanjut!
Apa Itu Purchasing?
Source: Freepik
Purchasing adalah proses pengadaan barang atau jasa yang dilakukan oleh suatu nama perusahaan. Aktivitas ini merupakan bagian dari manajemen rantai pasokan (supply chain management) yang berperan penting dalam kelangsungan operasional perusahaan. Purchasing melibatkan pemilihan, pembelian, serta pengelolaan transaksi antara perusahaan dan pemasok.
Pada dasarnya, purchasing tidak hanya sebatas membeli barang atau bahan baku, tetapi juga mencakup negosiasi harga, pengaturan pengiriman, serta pemilihan supplier yang tepat. Proses ini membutuhkan keterampilan untuk menilai kualitas barang, memastikan pengiriman tepat waktu, serta menjaga hubungan baik dengan pemasok.
Purchasing yang efektif dapat membantu perusahaan untuk mengurangi biaya, mengoptimalkan penggunaan sumber daya, dan memastikan produk atau layanan yang dihasilkan berkualitas tinggi. Oleh karena itu, purchasing adalah kegiatan yang sangat vital dalam dunia bisnis modern. Pasalnya, keputusan yang dibuat dalam pengadaan dapat mempengaruhi seluruh rantai operasional dan kinerja perusahaan.
Alur Tugas dan Proses Kerja Purchasing
Source: Freepik
Setelah mengetahui definisi dari apa itu purchasing, tentu kamu penasaran bagaimana proses dan alur kerjanya. Proses kerja purchasing sangat krusial untuk menjaga kelancaran operasional perusahaan. Purchasing bertanggung jawab untuk memastikan ketersediaan barang dan jasa yang diperlukan, dengan harga terbaik, kualitas yang tepat, dan pengiriman sesuai waktu yang ditentukan. Berikut adalah alur dan proses kerja purchasing yang perlu diikuti untuk memastikan efisiensi dalam operasional bisnis:
1. Perancangan dan Identifikasi Kebutuhan
Proses purchasing dimulai dengan identifikasi kebutuhan barang atau jasa yang diperlukan oleh departemen terkait. Setiap departemen, baik itu produksi, pemasaran, atau administrasi, akan mengajukan permintaan terkait barang atau layanan yang dibutuhkan.
Contohnya, perusahaan manufaktur yang memerlukan bahan baku untuk produk mereka, sementara bisnis online mungkin membutuhkan website toko online untuk operasional. Pengajuan ini disebut sebagai requisition. Di tahap ini, penting bagi tim purchasing untuk memahami spesifikasi barang yang dibutuhkan dan volume yang diinginkan agar pengadaan tepat sasaran.
2. Pencarian dan Seleksi Pemasok
Setelah kebutuhan teridentifikasi, tahap selanjutnya adalah mencari distributor atau pemasok yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Purchasing akan melakukan riset pasar untuk memilih pemasok yang tepat berdasarkan kriteria tertentu, seperti harga, kualitas, serta ketersediaan stok.
Pemilihan pemasok juga mempertimbangkan faktor seperti kontinuitas pasokan dan kredibilitas pemasok, yang penting untuk menghindari potensi masalah di masa mendatang. Dalam beberapa kasus, perusahaan harus mempertimbangkan aktiva tetap yang dimiliki pemasok untuk memastikan kapasitas dapat memenuhi permintaan.
3. Negosiasi Harga dan Syarat Pembayaran
Setelah calon pemasok ditemukan, tim purchasing akan melakukan negosiasi untuk mendapatkan kesepakatan yang menguntungkan bagi kedua pihak. Proses ini termasuk bernegosiasi soal harga, pengaturan pembayaran, serta ketentuan pengiriman. Mengingat harga dan waktu sangat krusial dalam keputusan purchasing, maka negosiasi ini harus dilakukan dengan hati-hati dan bijak.
Penting juga untuk meminimalisir opportunity cost atau biaya yang hilang ketika memilih pemasok atau opsi yang kurang optimal. Hal ini bisa dilakukan dengan cara memilih pemasok yang menawarkan nilai terbaik dengan harga yang wajar.
4. Pembuatan Purchase Order (PO)
Setelah mencapai kesepakatan, tim purchasing akan membuat purchase order (PO). PO adalah dokumen resmi yang berisi rincian barang atau jasa yang dipesan, harga yang disepakati, serta tanggal pengiriman yang diharapkan. Purchase order bertindak sebagai kontrak antara perusahaan dan pemasok. Dokumen ini juga menjadi referensi untuk kedua belah pihak dalam melacak status pengadaan barang.
5. Pengiriman dan Penerimaan Barang
Setelah PO diterbitkan, langkah selanjutnya adalah pengiriman barang oleh pemasok. Proses ini memerlukan koordinasi yang baik antara tim purchasing dan logistik perusahaan. Barang yang diterima akan diperiksa sesuai dengan spesifikasi yang tertera di PO, mulai dari jumlah, kualitas, hingga kondisi barang. Jika ada ketidaksesuaian atau kerusakan, tim purchasing akan menghubungi pemasok untuk penanganan lebih lanjut.
6. Proses Pembayaran
Setelah barang diterima dan diperiksa, tim purchasing memastikan bahwa semua dokumen terkait, seperti faktur dan laporan penerimaan barang, sesuai dengan PO yang telah dibuat. Setelah semuanya terverifikasi, pembayaran kepada pemasok dilakukan sesuai dengan ketentuan yang disepakati sebelumnya. Pembayaran yang tepat waktu sangat penting untuk menjaga hubungan baik antara perusahaan dan pemasok, serta untuk memastikan kelancaran proses pengadaan di masa mendatang.
7. Evaluasi Kinerja Pemasok
Proses purchasing tidak berhenti pada pengiriman barang dan pembayaran. Tim purchasing juga bertanggung jawab untuk melakukan evaluasi kinerja pemasok. Evaluasi ini melibatkan pemeriksaan terhadap aspek kualitas, pengiriman tepat waktu, dan biaya. Hasil evaluasi akan mempengaruhi keputusan perusahaan dalam menjalin hubungan kerja jangka panjang dengan pemasok tertentu. Jika ada masalah berulang, perusahaan bisa mencari alternatif pemasok atau bahkan mengganti pemasok jika kualitasnya tidak memenuhi standar.
8. Penyimpanan Rekam Jejak Transaksi
Dokumen terkait transaksi pembelian, seperti PO, faktur, dan laporan penerimaan barang, harus disimpan dengan baik oleh tim purchasing. Penyimpanan dokumen ini penting untuk kepentingan audit dan referensi di masa depan. Sebagai tambahan, perusahaan juga harus mempertimbangkan trademark (hak paten) dalam pengadaan barang, terutama jika melibatkan produk yang dipatenkan atau bermerek dagang tertentu.
Skill yang Harus Dibutuhkan di Divisi Purchasing
Source: Freepik
Bicara tentang apa itu purchasing, tentu tidak terlepas dari perannya dalam memastikan kelancaran operasional perusahaan dengan pengadaan barang dan jasa. Untuk itu, dibutuhkan sejumlah keterampilan atau skill yang harus dimiliki oleh profesional di divisi ini agar dapat menjalankan tugasnya dengan efektif. Berikut adalah beberapa skill yang harus dimiliki oleh tim purchasing:
1. Kemampuan Negosiasi
Salah satu keterampilan utama yang harus dimiliki oleh tim purchasing adalah kemampuan negosiasi yang baik. Purchasing harus mampu bernegosiasi dengan pemasok atau distributor untuk mendapatkan harga yang kompetitif, syarat pembayaran yang menguntungkan, dan ketentuan pengiriman yang fleksibel. Kemampuan ini juga penting dalam menjaga hubungan jangka panjang dengan pemasok dan memastikan perusahaan mendapatkan nilai terbaik.
2. Analisis Biaya dan Pengelolaan Anggaran
Kemampuan untuk menganalisis biaya dan mengelola anggaran sangat penting dalam purchasing. Tim purchasing perlu memahami anggaran yang tersedia dan mencari cara untuk mengoptimalkan pengeluaran tanpa mengurangi kualitas produk atau jasa. Di sisi lain, kemampuan untuk menghitung peluang usaha dalam pengadaan barang juga membantu perusahaan untuk menemukan pemasok yang lebih efisien dalam hal biaya.
3. Keterampilan Komunikasi
Keterampilan komunikasi yang baik sangat dibutuhkan di divisi purchasing. Tim purchasing harus berinteraksi dengan berbagai pihak, mulai dari pemasok hingga internal perusahaan. Komunikasi yang jelas dan efektif akan meminimalisir kesalahan dalam pengadaan barang dan memastikan semua pihak memahami kebutuhan dan harapan mereka. Keterampilan ini juga berguna dalam berkolaborasi dengan tim marketing online untuk memastikan pengadaan sesuai dengan strategi pemasaran yang telah direncanakan.
4. Pengelolaan Waktu dan Keterampilan Organisasi
Purchasing harus dapat mengelola waktu dengan baik, terutama ketika menangani berbagai pesanan yang memiliki tenggat waktu yang ketat. Keterampilan organisasi yang baik sangat penting untuk mengelola berbagai permintaan pengadaan dari berbagai departemen dalam perusahaan, serta memastikan semua pesanan dilakukan sesuai jadwal.
5. Pemahaman tentang Kualitas dan Standar Produk
Purchasing juga harus memiliki pemahaman mendalam mengenai kualitas dan standar produk yang dibutuhkan perusahaan. Mereka harus dapat mengevaluasi dan memilih pemasok yang dapat memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan. Ini sangat penting terutama bagi perusahaan yang bergerak di sektor UKM, yang harus memastikan bahwa produk yang diperoleh dapat memenuhi ekspektasi pelanggan dan menjaga reputasi perusahaan.
6. Kemampuan Mengoperasikan Teknologi
Di era digital, pemahaman tentang penggunaan perangkat lunak pengadaan dan sistem manajemen inventaris menjadi keterampilan yang sangat penting. Tim purchasing perlu memanfaatkan teknologi untuk melacak dan mengelola pesanan dengan efisien, serta menghindari kesalahan atau keterlambatan dalam pengadaan barang.
Fungsi Purchasing bagi Perusahaan
Source: Freepik
Divisi purchasing adalah divisi yang memiliki peran sangat vital dalam operasional perusahaan. Fungsi utama dari purchasing adalah untuk memastikan bahwa barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan tersedia dengan harga yang kompetitif, kualitas yang sesuai, serta pengiriman tepat waktu. Berikut adalah beberapa fungsi utama purchasing bagi perusahaan:
1. Menyediakan Barang dan Jasa yang Dibutuhkan
Fungsi pertama dan utama dari purchasing adalah menyediakan barang dan jasa yang diperlukan oleh berbagai departemen dalam perusahaan. Apakah itu bahan baku untuk proses produksi, peralatan kantor, atau layanan lain yang mendukung operasional bisnis, purchasing bertanggung jawab untuk memastikan semua kebutuhan ini tersedia tepat waktu dan dalam jumlah yang cukup.
2. Mengelola Biaya dan Pengeluaran
Purchasing juga berperan penting dalam mengelola biaya pengadaan. Dengan kemampuan negosiasi yang baik dan pemilihan pemasok yang tepat, divisi purchasing dapat membantu perusahaan memperoleh barang dan jasa dengan harga yang lebih efisien. Hal ini tentu akan berdampak langsung pada pengurangan biaya operasional, yang penting dalam menjaga profitabilitas perusahaan.
3. Menjaga Kualitas Barang dan Jasa
Selain harga, kualitas barang dan jasa juga menjadi fokus utama dalam pengadaan. Purchasing bertanggung jawab untuk memastikan bahwa barang yang dibeli memenuhi standar kualitas yang telah ditentukan oleh perusahaan. Dengan memilih pemasok yang terpercaya dan memiliki reputasi baik, purchasing membantu perusahaan menghindari barang cacat atau tidak sesuai dengan kebutuhan, yang dapat merugikan perusahaan dalam jangka panjang.
4. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Salah satu fungsi penting purchasing adalah untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan. Dengan mengatur pengadaan barang dengan baik, perusahaan dapat menghindari kekurangan atau kelebihan stok, yang dapat mengganggu proses produksi atau kegiatan operasional lainnya. Efisiensi dalam pengadaan barang juga memastikan bahwa sistem operasional berjalan lebih lancar dan terkoordinasi.
5. Membangun Hubungan dengan Pemasok
Purchasing juga berperan dalam membangun hubungan jangka panjang yang baik dengan pemasok. Hubungan yang kuat dan saling menguntungkan ini akan mempermudah proses pengadaan barang, terutama ketika perusahaan membutuhkan pasokan dalam jumlah besar atau pengiriman mendesak. Selain itu, hubungan yang baik juga membuka peluang untuk mendapatkan penawaran harga yang lebih baik dan fleksibilitas dalam hal pengiriman atau pembayaran.
Sudah Paham Apa itu Purchasing?
Secara keseluruhan, purchasing merupakan salah satu elemen krusial dalam bisnis yang bertanggung jawab atas pengadaan barang dan jasa untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan. Dengan memahami tugas, proses, dan fungsinya, tim purchasing dapat membantu perusahaan menghemat biaya, menjaga kualitas, dan memastikan kebutuhan operasional dapat terpenuhi tepat waktu.
Pengelolaan pembelian yang efisien dan strategi pengadaan yang efektif turut berkontribusi pada kesuksesan perusahaan secara keseluruhan.Dalam dunia bisnis yang semakin berkembang, keberadaan platform digital yang handal juga sangat penting. RNA.id, sebagai penyedia domain terpercaya, dapat membantu perusahaan dalam membangun kehadiran online yang kuat, yang pada gilirannya mendukung pengembangan proses bisnis yang lebih efisien.
Apa Itu Omnichannel? Pengertian, Kelebihan, dan Contoh
